Bestehende Systeme sinnvoll verbinden. Arbeitsabläufe vereinfachen. Mitarbeitende entlasten.
Digitalisierung in der Pflege –
praxisnah und realistisch umgesetzt
Bei der Digitalisierung einer Pflegeeinrichtung geht es nicht darum, möglichst viele neue Programme einzuführen. Entscheidend ist, vorhandene Systeme sinnvoll zu nutzen, unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden und Mitarbeitende im Arbeitsalltag zu entlasten.
Pflegeeinrichtungen arbeiten häufig mit unterschiedlichen Lösungen für Pflegedokumentation, Leistungsabrechnung, Tourenplanung, Dienstplanung, Qualitätsmanagement, Kommunikation und Telematikinfrastruktur.
Wir betrachten deshalb nicht nur einzelne Programme, sondern das Zusammenspiel Ihrer gesamten digitalen Arbeitsumgebung.
Gemeinsam prüfen wir:
- Welche Systeme sind bereits vorhanden?
- Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt?
- Wo entstehen doppelte Eingaben?
- Wo werden Informationen zusätzlich auf Papier geführt?
- Welche Schnittstellen sind vorhanden?
- Wo bestehen technische oder organisatorische Schwachstellen?
- Welche Abläufe können sinnvoll digitalisiert werden?
- Welche Schulungen benötigen die Mitarbeitenden?
Auf dieser Grundlage entwickeln wir ein umsetzbares Digitalisierungskonzept für Ihre Pflegeeinrichtung.
Bestandsaufnahme und Digitalisierungsstrategie
Erst prüfen, dann verändern
Am Anfang steht eine strukturierte Analyse Ihrer vorhandenen Technik, Programme und Arbeitsabläufe.
Dabei betrachten wir unter anderem:
- Pflegedokumentationssoftware
- Abrechnungsprogramme
- Touren- und Einsatzplanung
- Dienst- und Urlaubsplanung
- mobile Dokumentation
- Qualitätsmanagement
- interne Kommunikation
- E-Mail-Systeme
- Datensicherung
- vorhandene Hardware
- Telematikinfrastruktur
- Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen
- Arbeitsabläufe zwischen Verwaltung und Pflege
Anschließend erhalten Sie konkrete Empfehlungen, welche Systeme beibehalten, besser genutzt, ergänzt oder miteinander verbunden werden können.
Nicht jede Pflegeeinrichtung benötigt dieselben Lösungen. Deshalb richten sich unsere Empfehlungen nach der Größe, Arbeitsweise, technischen Ausstattung und den tatsächlichen Anforderungen Ihrer Einrichtung.
Digitale Pflege- und Verwaltungsprozesse
Doppelarbeit und Medienbrüche reduzieren
Viele Pflegeeinrichtungen nutzen bereits digitale Programme. Trotzdem werden Informationen zusätzlich auf Papier notiert, mehrfach übertragen oder über unterschiedliche Kommunikationswege weitergegeben.
Wir prüfen, wie vorhandene Prozesse besser aufeinander abgestimmt werden können.
Mögliche Bereiche sind:
- digitale Pflegedokumentation
- mobile Leistungserfassung
- Touren- und Einsatzplanung
- Dienst- und Urlaubsplanung
- Leistungsabrechnung
- Verordnungsmanagement
- Qualitätsmanagement
- Materialverwaltung
- digitale Formulare
- interne Freigabeprozesse
- Dokumentenverwaltung
- sichere Kommunikation
- Auswertung betrieblicher Kennzahlen
Das Ziel ist keine vollständig automatisierte Pflegeeinrichtung. Ziel sind nachvollziehbare Abläufe, weniger unnötige Arbeitsschritte und ein sicherer Umgang mit digitalen Informationen.
Die Digital ProCare Cloud
Interne Dokumente zentral bereitstellen
Die Digital ProCare Cloud ist eine ergänzende digitale Arbeitsumgebung für interne Dokumente, organisatorische Informationen und die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Pflegeeinrichtung.
Je nach eingerichteter Lösung kann sie beispielsweise für folgende Inhalte eingesetzt werden:
- QM-Dokumente
- Verfahrensanweisungen
- Hygienestandards
- Notfallpläne
- Leitbild und interne Standards
- Formulare und Vorlagen
- Dienstanweisungen
- Schulungsunterlagen
- Belehrungsnachweise
- interne Informationen
- Besprechungsunterlagen
- freigegebene Dokumente
- gemeinsame Kalender und Aufgaben
Berechtigte Mitarbeitende können ortsunabhängig auf die für ihre Arbeit freigegebenen Unterlagen zugreifen.
Über Rollen und Zugriffsrechte wird festgelegt, welche Personen bestimmte Ordner, Dokumente oder Informationen einsehen und bearbeiten dürfen.
Die Digital ProCare Cloud ersetzt keine spezialisierte Pflegedokumentationssoftware, kein Abrechnungsprogramm und keine Anwendung der Telematikinfrastruktur. Sie ergänzt vorhandene Systeme dort, wo eine zentrale Dokumentenablage und digitale Zusammenarbeit sinnvoll sind.
Künstliche Intelligenz ist nicht in die Digital ProCare Cloud integriert.
Telematikinfrastruktur und sichere Kommunikation
Vorhandene Systeme sinnvoll einbinden
Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen müssen die gesetzlichen Anforderungen an die Anbindung an die Telematikinfrastruktur berücksichtigen.
Wir unterstützen Sie – abhängig vom vereinbarten Leistungsumfang – bei der organisatorischen und technischen Vorbereitung.
Dazu können gehören:
- Aufnahme der vorhandenen technischen Ausstattung
- Prüfung der notwendigen Voraussetzungen
- Abstimmung mit TI- und Softwareanbietern
- organisatorische Vorbereitung der benötigten Komponenten
- Einbindung von KIM – Kommunikation im Medizinwesen
- Berücksichtigung der elektronischen Patientenakte
- Anpassung interner Arbeitsabläufe
- Schulung der Mitarbeitenden
- Unterstützung bei technischen Fragen
Die Bereitstellung zertifizierter TI-Komponenten erfolgt durch entsprechend zugelassene Anbieter.
Darüber hinaus unterstützen wir Pflegeeinrichtungen beim Aufbau klarer digitaler Kommunikationswege. Wichtige Informationen sollten nicht über private Messenger, persönliche E-Mail-Postfächer oder einzelne Papierzettel verteilt werden.
Welche Kommunikationslösung geeignet ist, hängt von den bereits eingesetzten Programmen und den tatsächlichen Anforderungen Ihrer Pflegeeinrichtung ab.
IT-Sicherheit und Datenschutz
Gesundheits- und Unternehmensdaten schützen
Pflegeeinrichtungen verarbeiten besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Deshalb müssen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen fester Bestandteil jeder Digitalisierung sein.
Wir betrachten unter anderem:
- Benutzerkonten und Zugriffsrechte
- Mehrfaktor-Authentifizierung
- sichere Passwortrichtlinien
- verschlüsselte Datenübertragung
- Datensicherung und Wiederherstellung
- Schutz vor Schadsoftware
- Aktualisierung von Programmen und Geräten
- sichere E-Mail-Kommunikation
- Aufbewahrungs- und Löschkonzepte
- Nutzung privater und dienstlicher Geräte
- Notfall- und Ausfallkonzepte
- Schulung der Mitarbeitenden
- Auftragsverarbeitungsverträge
- technische und organisatorische Maßnahmen
Unsere Unterstützung hilft Ihnen, technische und organisatorische Schwachstellen zu erkennen und geeignete Maßnahmen umzusetzen.
Eine rechtliche Einzelfallprüfung durch Datenschutz- oder Rechtsfachleute wird dadurch nicht ersetzt.
KI-Beratung als separates Angebot
Künstliche Intelligenz verantwortungsvoll einsetzen
Unabhängig von der Digital ProCare Cloud beraten und schulen wir Pflegeeinrichtungen zum verantwortungsvollen Einsatz ausgewählter KI-Werkzeuge bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Vor dem Einsatz prüfen wir gemeinsam:
- Für welche Aufgabe soll die KI eingesetzt werden?
- Welche Daten würden dabei verarbeitet?
- Ist das ausgewählte System für diese Daten geeignet?
- Wo werden die eingegebenen Informationen gespeichert?
- Werden Eingaben zum Training des Anbieters verwendet?
- Wer kontrolliert die erstellten Ergebnisse?
- Welche internen Regeln werden benötigt?
- Welche Schulungen benötigen die Mitarbeitenden?
Mögliche Einsatzbereiche ohne sensible Klientendaten sind:
- Erstellung allgemeiner Textentwürfe
- Entwicklung von Checklisten
- Vorbereitung von Schulungsunterlagen
- Erstellung allgemeiner Prozessbeschreibungen
- Formulierung interner Informationsschreiben
- Unterstützung bei öffentlich zugänglichen Inhalten
- Erstellung allgemeiner Vorlagen
- Vorbereitung von Besprechungen
- Entwicklung von Ideen für das Qualitätsmanagement
- Zusammenfassung nicht personenbezogener Informationen
Personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten, Beschäftigtendaten und vertrauliche Unternehmensinformationen gehören grundsätzlich nicht in frei zugängliche KI-Dienste.
Eine Verarbeitung kommt nur in ausdrücklich dafür geprüften und freigegebenen Systemen sowie auf einer geeigneten rechtlichen, technischen und vertraglichen Grundlage in Betracht.
KI-generierte Inhalte müssen vor ihrer Verwendung immer von einer fachlich zuständigen Person geprüft werden.
In unserem Beratungskonzept wird künstliche Intelligenz nicht für eigenständige pflegerische oder medizinische Entscheidungen eingesetzt. Die fachliche Verantwortung verbleibt immer bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Erfahren Sie mehr über unsere KI-Beratung und KI-Schulungen.
Schulung, Umsetzung und laufende Betreuung
Mitarbeitende sicher einbeziehen
Digitale Lösungen können nur funktionieren, wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben, Möglichkeiten und Grenzen verstehen.
Deshalb bieten wir praxisnahe Schulungen zu folgenden Themen an:
- Nutzung der Digital ProCare Cloud
- digitale Dokumentenverwaltung
- sichere interne Kommunikation
- Datenschutz und IT-Sicherheit
- Umgang mit Passwörtern
- Erkennen von Phishing und Betrugsversuchen
- Nutzung der Telematikinfrastruktur
- Grundlagen künstlicher Intelligenz
- verantwortungsvoller Einsatz von KI
- Überprüfung KI-generierter Inhalte
Die Schulungen werden an die vorhandenen Systeme, Aufgabenbereiche und Vorkenntnisse der Mitarbeitenden angepasst.
Unser Vorgehen:
- Aufnahme der bestehenden Systeme
- Analyse der Arbeitsabläufe
- Ermittlung konkreter Schwachstellen
- Entwicklung realistischer Lösungsvorschläge
- Abstimmung mit vorhandenen Softwareanbietern
- schrittweise technische Umsetzung
- Test ausgewählter Abläufe
- Schulung der Mitarbeitenden
- Auswertung und Nachbesserung
- laufende Betreuung und Weiterentwicklung
Dabei berücksichtigen wir, dass der laufende Pflegebetrieb nicht unnötig beeinträchtigt werden darf.
Entdecken Sie unsere Schulungsangebote für Unternehmen.
Digitalisierung, die zu Ihrer Pflegeeinrichtung passt
Wir verkaufen Ihnen nicht möglichst viele neue Programme. Wir prüfen zunächst, welche Systeme Sie bereits besitzen und wie diese besser genutzt werden können.
Die Digital ProCare Cloud kann vorhandene Lösungen durch eine zentrale Dokumentenablage und digitale Zusammenarbeit ergänzen. Eine KI-Beratung kann bei Bedarf als davon unabhängige Leistung hinzukommen.
So entsteht eine digitale Arbeitsumgebung, die realistisch umsetzbar ist und Ihre Mitarbeitenden im Pflegealltag unterstützt.
Hinweis: Unsere Leistungen umfassen technische und organisatorische Beratung sowie Unterstützung bei der Digitalisierung. Sie ersetzen keine rechtliche, steuerliche oder datenschutzrechtliche Einzelfallberatung.